Zásady spracovania a ochrany osobných údajov

podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EU) 2016/679 zo dňa 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov a o zrušení smernice 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov, ďalej len „Nariadenie“)

V prípade, ak ste naším zákazníkom (napr. v rámci e-shopu) alebo ste odberateľom našich newslettrov alebo návštevníkom našich webových stránok, zverujete nám Vaše osobné údaje, za ktorých ochranu a zabezpečenie zodpovedáme ako prevádzkovateľ. Prosíme zoznámte sa s ochranou osobných údajov, jej zásadami a Vašimi právami, ktoré Vám patria na základe Zákona o ochrane osobných údajov a európskeho Nariadenia o ochrane osobných údajov, známeho aj ako GDPR.

1. Prevádzkovateľ / Správca:

Spoločnosť KOSCOM SK s.r.o., so sídlom: Komárňanská 162, 947 01 Hurbanovo, IČO: 55955924, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu  Nitra, odd. Sro, vl.č. 62237/N, je prevádzkovateľom e-shopu na webovej stránke www.koscom.sk. Vaše osobné údaje, ktoré ste nám poskytli, spracovávame ako prevádzkovateľ / správca t.j. určujeme ako budú osobné údaje spracované a na aký účel, po ak dlhú dobu a prípadne vyberáme iných spracovateľov, ktorí sú s nami v právnom vzťahu na účely zabezpečenia našej činnosti.

2. Kontaktné údaje prevádzkovateľa / správcu:

V prípade, ak sa v súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov budete mať záujem na nás obrátiť, kontaktujte nás na adrese našej prevádzky: Komárňanská 162, 947 01 Hurbanovo, alebo na telefónnom čísle  +421 915 888 078 alebo zaslaním Vašej správy na našu e-mailovú adresu: [email protected]. Správca nemá povinnosť menovať zodpovednú osobu.

3. Rozsah osobných údajov a účely ich spracúvania:

Spracovávame osobné údaje, ktoré ste nám poskytli a to na nasledovné účely:

(a)             poskytovanie našich služieb a plnenie zmluvných záväzkov (napr. plnenie kúpnych zmlúv uzavretých na našom e-shope) – Vaše osobné údaje v rozsahu meno a priezvisko, adresa bydliska vrátane PSČ, číslo telefónu, e-mailová adresa a  číslo bankového účtu, potrebujeme na plnenie svojich záväzkov (napr. na spracovanie Vašej objednávky, dodanie (zaslanie) tovaru, vrátenie kúpnej ceny alebo súvisiacich nákladov, riešenie reklamácií a pod.)

(b)           vedenie účtovníctva – ak ste od našej spoločnosti kúpili alebo inak nadobudli tovar, Vaše osobné údaje v rozsahu meno a priezvisko, adresa bydliska vrátane PSČ a číslo bankového účtu potrebujeme na to, aby sme Vám, mohli vystaviť daňový doklad a ďalej aby sme mohli evidovať vystavené daňové doklady a tieto v zákonom rozsahu spracúvať na účely vedenia nášho účtovníctva a plnenia daňových povinností. Súčasne na účely vedenia účtovníctva a plnenia daňových povinností môžeme potrebovať aj všetky údaje týkajúce sa nášho zmluvného vzťahu viď. (a) vyššie, keďže Vaša objednávka, dodací list a prípadne ďalšie dokumenty súvisiace s dodaním nášho tovaru alebo služby sú podkladom pre vedenie účtovníctva.

(c)         marketing – zasielanie informačných newslettrov – Vaše osobné údaje v rozsahu (meno a priezvisko a/alebo e-mailová adresa, telefónne číslo, prípadne aj adresa bydliska, ak ste nám ju poskytli) sú potrebné na zasielanie informácií o našich tovaroch a službách, novinkách v našom sortimente, predajných akciách a výhodných ponukách alebo aj  iné obchodné oznámenia/ponuky. V  prípade ak ste naším zákazníkom, oprávnene predpokladáme, že Vás naše novinky a ponuky zaujímajú a preto Vám ich zasielame a to najviac po dobu 5 rokov od Vašej poslednej objednávky.

V prípade, ak nie ste naším zákazníkom, sú Vám akékoľvek informačné newsletteri zasielané iba na základe Vášho výslovného súhlasu a to po dobu 5 rokov od udelenia Vášho súhlasu.

Bez ohľadu na to, na akom základe spracúvame Vaše osobné údaje na účely zasielania marketingových newslettrov, môžete svoj súhlas kedykoľvek odvolať použitím odhlasovacieho odkazu v každom zaslanom marketingovom e-maily, alebo priamym zaslaním Vášho nesúhlasu (odvolania súhlasu) na naše kontaktné údaje (odporúčame listinnú alebo e-mailovú formu z dôvodu preukázateľnosti).

Vaše osobné údaje sú spracúvané po dobu premlčacích dôb určených zákonom, alebo dôb po ktoré je možné vykonať reklamáciu, ak reklamácia nebola v tejto lehote vykonaná. V prípade, ak právna úprava (napr. z dôvodu povinnosti archivácie účtovných dokladov – 10 rokov) stanovuje dlhšiu lehotu povinného uchovania určitých údajov alebo ich nosičov, budeme ich uchovávať po takto určenú dobu.

4. Cookies

V prípade, ak ste vstúpili na naše webové stránky, dochádza k zaznamenaniu Vašej IP adresy, ako aj k zaznamenaniu z akej stránky na našu webovú stránku vstupujete a ako dlho na nej zostávate. Používanie cookies pre meranie návštevnosti našich webových stránok, považujeme za náš oprávnený záujem, keďže sme presvedčení, že nám to umožní ponúkať Vám lepšie služby a zlepšovať aj vzhľad a informačnú štruktúru našich webových stránok. V každom prípade však platí, že ak naša stránka využíva tzv. „cookies“, tak vždy umožňujú aj taký režim prehliadania, v ktorom môžete používanie cookies zakázať, pričom táto Vaša voľba nijako neovplyvní Vašu možnosť naše webové stránky prehliadať ani neobmedzí Vašu možnosť využívať služby e-shopu.

5. Zabezpečenie a ochrana osobných údajov

Chránime osobné údaje v maximálnej možnej miere pomocou moderných technológií zabezpečenia. Osobné údaje našich zákazníkov sú uložené v našej internej, zabezpečenej databáze. So spracovaním osobných údajov z hľadiska marketingu nám pomáhajú veľmi starostlivo vybraní spracovatelia.

Vyberáme iba takých spracovateľov, ktorí nakladajú s osobnými údajmi zodpovedne a ktorí kladú minimálne také nároky na ich ochranu ako my samy. Spracovatelia, ktorí nám pomáhajú so spracovaním osobných údajov sú zaviazaní mlčanlivosťou a nemôžu Vaše osobné údaje predávať tretím stranám.

6. Odovzdanie osobných údajov tretím osobám

K Vašim osobným údajom majú prístup naši vybraní zamestnanci a spolupracovníci, na účely súvisiace s plnením našich záväzkov voči Vám alebo na účely uvedené v bode 3. a 4. týchto zásad.

Pri zaistení konkrétnych spracovateľských operácií, ktoré nedokážeme zaistiť vlastnými silami, využívame služby a aplikácie spracovateľov, ktorí sa na tieto operácie špecializujú.

Sú to poskytovateľia nasledujúcich platforiem:

• Google (Analytics, Adwords)
• Facebook (Facebook Pixel)
• Marketing (KOSCOM SK s.r.o..)
• Doručovacie firmy (Packeta, SPS, PPL)

Je možné, že sa v budúcnosti rozhodneme využiť ďaľšie aplikácie alebo spracovateľov pre uľahčenie a skvalitnenie spracovania. Sľubujeme Vám, že v takom prípade budeme vyberať spoľahlivého spracovateľa, ktorý dbá na ochranu osobných údajov a používa primeraný stupeň ochrany týchto údajov.

7. Poskytovanie osobných údajov mimo Európsku úniu

Osobné údaje budú spracovávané výlučne na území Európskej únie alebo v štátoch, ktoré na základe rozhodnutia Európskej komisie zabezpečujú zodpovedajúcu úroveň ochrany osobných údajov.

8. Vaše práva v súvislosti s ochranou osobných údajov

V prípade, ak chcete využiť niektoré z Vašich práv, kontaktujte nás prostredníctvom e-mailu na adrese [email protected] alebo poštou na adrese nášej prevádzky.

Máte právo na informácie, ktoré plníme už obsahom týchto zásad, ktoré práve čítate.

Máte právo na prístup, na základe ktorého Vám na Vaše vyzvanie do 15 dní oznámime, aké Vaše osobné údaje spracúvame a prečo.

Máte právo na doplnenie a zmenu osobných údajov, na základe ktorého na Vaše požiadanie vykonáme doplnenie alebo zmenu nami spracúvaných Vašich osobných údajov, ak sa Vaše osobné údaje zmenili alebo už nie sú aktuálne.

Máte právo na obmedzenie spracúvania Vašich osobných údajov, na základe ktorého môžete obmedziť rozsah osobných údajov alebo účely ich spracúvania (napr. odhlásením  prijímania newslettrov obmedzujete účel spracúvania osobných údajov tak, že na tento účel nebudú môcť byť používané). Rovnako môžete toto právo využiť ak ste názoru, že spracúvame Vaše nepresné osobné údaje alebo ak ste názoru, že ich spracúvame nezákonne, ale napriek tomu nechcete všetky údaje vymazať.

Máte právo na prenositeľnosť Vašich osobných údajov, na základe ktorého ak budete mať záujem Vaše osobné údaje preniesť k niekomu inému, budeme postupovať rovnako ako pri využití práva na prístup s tým rozdielom, že Vám informácie pošleme v strojovo čitateľnej podobe a to do 30 dní od Vášho požiadania.

Máte právo na výmaz (právo na zabudnutie), na základe ktorého, ak si to budete priať, vymažeme všetky Vaše osobné údaje, ktoré spracúvame zo svojho systému ako aj zo systému ostatných prípadných spracovateľov činných pre mňa. Na zabezpečenie práva na výmaz potrebujeme 60 dní. V prípade, ak sme viazaní zákonnou povinnosťou evidovať určité nosiče osobných údajov (napr. daňové doklady) po dobu určenú zákonom, alebo ak potrebujeme Vaše osobné údaje na plnenie našich záväzkov voči Vám alebo uplatňovanie našich práv voči Vám (napr. súdne konania, reklamácie, plynutie premlčacích dôb  a pod.), budú Vaše osobné údaje v takomto rozsahu vymazané až po uplynutí týchto dôb. O dokončení výmazu budete informovaný na Váš e-mail.

Máte právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov, ak sa domnievate, že s Vašimi osobnými údajmi nenakladáme v súlade so zákonom. Ak zvažujete podanie takejto sťažnosti, budeme samozrejme radi, ak sa s Vaším podozrením obrátite najprv na nás, aby sme mohli vykonať nápravu.

Osobitne uvádzame (tak, ako už bolo uvedené v čl. 3. bod (c) týchto zásad, že ak sú Vám zasielané naše „informačné newsleterri“ obsahujúce  reklamné, obchodné alebo iné oznámenia alebo články, môžete svoj súhlas s ich zasielaním kedykoľvek odvolať použitím odhlasovacieho odkazu v každom zaslanom marketingovom e-maily, alebo priamym zaslaním Vášho nesúhlasu (odvolania súhlasu) na naše kontaktné údaje (odporúčame listinnú alebo e-mailovú formu z dôvodu preukázateľnosti).

Máte právo namietať spracúvanie Vašich osobných údajov. V takomto prípade ako prevádzkovateľ nesmieme ďalej spracúvať osobné údaje, ak nepreukážeme nevyhnutné oprávnené záujmy na spracúvanie osobných údajov, ktoré prevažujú nad Vašimi právami alebo záujmami, alebo ak nepreukážeme dôvody na uplatnenie právneho nároku.

9. Mlčanlivosť

Ubezpečujeme Vás, že naši zamestnanci a spolupracovníci, ktorí budú spracúvať Vaše osobné údaje, sú povinní zachovávať mlčanlivosť o Vašich osobných údajoch a opatreniach, ktorých zverejnenie by ohrozovalo zabezpečenie Vašich osobných údajov; povinnosť  mlčanlivosti týchto osôb trvá aj po skončení záväzkových vzťahov týchto osôb s našou spoločnosťou. Bez Vášho súhlasu nebudú Vaše osobné údaje poskytnuté tretím stranám.

10. Účinnosť

Tieto Zásady ochrany/spracovania osobných údajov sú platné a účinné od 25.11.2024,v prípade, ak sú zverejnené skorším dňom riadime sa nimi týmto skorším dňom, čím však nie je obmedzené súčasné dodržiavanie podmienok ochrany osobných údajov podľa právnej úpravy účinnej do 25.05.2018 a to do tohto dňa.